Hacer un dashboard en Microsoft Excel sigue un proceso directo, pero hacerlo bien requiere planificacion cuidadosa antes de tocar cualquier grafico o formula. Comienza identificando tu audiencia. Un dashboard para un gerente de ventas que rastrea el pipeline semanal se ve muy diferente de uno construido para un equipo de finanzas monitoreando flujo de caja. Las metricas, el diseno y el nivel de detalle deben coincidir con quien realmente lo usara.
Comienza con tus datos. Almacena todos los datos crudos en una o mas hojas dedicadas, separadas del dashboard. Formatea cada conjunto de datos como una Tabla de Excel (Insertar > Tabla) en lugar de un rango simple. Las tablas se expanden automaticamente cuando se agregan nuevas filas, lo que significa que tus tablas dinamicas y graficos tomaran nuevos datos sin ajustes manuales de rango. Nombra cada tabla con algo descriptivo para que las formulas sean mas faciles de leer despues.
Construye tu capa de calculos despues. Crea tablas dinamicas que resuman tus datos crudos en las vistas que necesitas. Los resumenes comunes incluyen totales por periodo de tiempo, promedios por categoria, conteos por estado y comparaciones como este mes contra el mes pasado. Pon cada tabla dinamica en su propia hoja oculta para mantener las cosas organizadas. Si necesitas calculos que las tablas dinamicas no pueden manejar, usa columnas auxiliares con formulas SUMIFS, COUNTIFS o INDEX/MATCH en una hoja de calculos separada.
Ahora disena la hoja del dashboard. Comienza con una hoja limpia y en blanco. Coloca tu numero mas importante en la esquina superior izquierda, porque ahi es donde la gente mira primero. Usa tamanos de fuente grandes para metricas principales como ingresos totales, usuarios activos o tickets abiertos. Debajo, organiza de dos a cuatro graficos que cuenten la historia detras de esos numeros. Manten los graficos a la misma altura y alineados en una cuadricula para una apariencia limpia.
Agrega interactividad con segmentaciones. Conecta segmentaciones a tus tablas dinamicas para que los usuarios puedan filtrar todo el dashboard haciendo clic en botones en lugar de editar celdas. Puedes conectar una sola segmentacion a multiples tablas dinamicas usando la funcion de Conexiones de Informe, que mantiene todos los graficos sincronizados cuando alguien selecciona un filtro.
Finalmente, bloquea el dashboard. Oculta las hojas de datos y tablas dinamicas, protege la hoja del dashboard para que los usuarios no puedan romper formulas accidentalmente, y congela las filas superiores si tu dashboard se desplaza. Pruebalo agregando algunas filas de datos nuevos para confirmar que todo se actualiza correctamente.
Si este proceso se siente como mucho trabajo para algo que deberia ser simple, es porque Excel fue construido como una herramienta de hojas de calculo, no como una plataforma de dashboards. Herramientas como AgentUI te permiten saltarte toda la configuracion de tablas dinamicas y segmentaciones. Subes o conectas tus datos, describes lo que quieres rastrear y obtienes un dashboard funcional en minutos en lugar de horas.