Portale clienti sicuro con un log di audit dietro ogni file
Un portale clienti sicuro deve rispondere a una domanda che la cartella condivisa non regge: chi ha aperto quel documento, quando e da dove. AgentUI dà a ogni cliente un accesso con login ai soli record che lo riguardano, con permessi impostati per cliente e per tipo di documento. Quando l'incarico finisce, revochi l'accesso con un clic e lo storico resta.
Il prompt che costruisce un portale clienti sicuro
Incolla questo in AgentUI e ottieni il modello di sicurezza descritto in questa pagina: clienti, utenti del portale, documenti classificati per categoria e un registro degli accessi — ogni cliente limitato ai propri record, i ruoli staff e admin separati e gli utenti revocati conservati nello storico. Modifica i tipi di documento e i nomi dei ruoli prima di incollare, così corrispondono ai tuoi incarichi. Per altre varianti, guarda l'hub dei prompt per portali clienti.
Il prompt resta in inglese — è ciò che legge il builder.
Build a secure client portal for my firm.
Create a shared database with four tables: clients (client name, contact email, engagement status of Active, Paused or Ended, account manager), portal users (linked to a client, name, email, client role of Client admin or Bookkeeper, access status of Active or Revoked, last sign-in), documents (linked to a client, title, file attachment, document type of Contract, Invoice, Report, Payroll or Internal note, uploaded by, which client roles may view it) and access log (linked to a document and a user, action of Viewed, Downloaded, Edited, Shared, Permission changed or Denied, timestamp, IP address).
Give every portal user their own login. They must only ever see documents where the client record is their own client, and never documents typed Payroll or Internal note. Give my team two internal roles: staff, who upload and edit documents for their assigned clients, and admin, who can also invite portal users, change document-type permissions and revoke access.
Build a client document view, an internal access review view listing every portal user with their client, role and access status, and an audit view filterable by user, document and date range.
When an engagement ends, set that client's portal users to Revoked so they cannot sign in or open anything, and keep their access log history intact.L'accesso è per record, non per cartella
La sicurezza di un portale clienti si rompe a livello di cartella: qualcuno finisce nel drive condiviso sbagliato e vede i file di altri sei clienti. In AgentUI ogni record appartiene a un cliente e l'utente del portale interroga solo le righe con il proprio ID cliente. Non c'è una cartella da condividere per sbaglio, né un link da inoltrare, e ciò che sta fuori dal suo perimetro non viene nemmeno caricato.
Un portale clienti con log di audit di ogni visualizzazione, download e modifica
Ogni azione scrive una riga: utente, azione, documento, data e ora, indirizzo IP. Visualizzato, scaricato, modificato, invitato, revocato. Quando un cliente chiede se il suo commercialista ha mai aperto il file del Q3, o il tuo revisore vuole sapere chi ha esportato le buste paga, filtri il log invece di ricostruire un thread di email. Le voci sono solo in aggiunta: nessuno modifica lo storico, tu compreso.
| Client · Role | Invoices | Contracts | Reports | Payroll | Internal notes |
|---|---|---|---|---|---|
Northbay Co. Client admin | view | view | view | — | — |
Northbay Co. Bookkeeper | edit | — | view | — | — |
Harborline Ltd. Client admin | view | view | — | — | — |
Vesta Group Client admin | view | view | view | — | — |
Internal Account manager | edit | edit | edit | view | edit |
Permessi per cliente e per tipo di documento
I ruoli sono una matrice, non un interruttore. Il referente del cliente vede le fatture ma non il foglio dei margini interni. Il suo contabile carica le ricevute ma non vede mai il contratto. Il tuo account manager modifica tutto per i propri clienti e nulla per quelli degli altri. Lo imposti una volta per ruolo, lo applichi a ogni nuovo cliente e lo cambi senza toccare un file.
Revoca l'accesso nel momento in cui l'incarico finisce
Condividere documenti con i clienti in sicurezza dipende soprattutto dall'offboarding che non hai mai fatto. Disattiva un utente del portale e la sua sessione cade, i suoi link di condivisione smettono di funzionare e i download a cui non ha più diritto vengono rifiutati — subito, non alla prossima revisione degli accessi. I link possono avere una data di scadenza e richiedere il login, così un URL inoltrato da solo non vale nulla.
Cartelle condivise vs. un portale clienti sicuro
Questo è il confronto onesto, perché una cartella condivisa più un foglio di monitoraggio è ciò che la maggior parte dei team sta davvero sostituendo.
| Cartelle condivise ed email | Portale clienti AgentUI | |
|---|---|---|
| Chi vede cosa | Chiunque abbia il link | Ruolo e ID cliente, verificati record per record |
| Traccia di chi ha aperto un file | Nessuna difendibile | Log solo in aggiunta con data e IP |
| Rimuovere un ex collaboratore | Manuale, cartella per cartella | Disattivi l'utente una volta |
| Origine dei numeri | Copie di copie nei fogli di calcolo | Un database condiviso, aggiornato da solo |
| Chi lo tiene in piedi | L'unica persona che l'ha creato | Il tuo team più l'onboarding AgentUI |
Un team di persone configura con te il tuo modello di permessi
La maggior parte dei portali perde dati perché il modello di accesso vive nella testa di una sola persona. L'onboarding di AgentUI è assistito: mappiamo con te tipi di cliente, ruoli e categorie di documento, costruiamo il portale da quel modello e consegniamo qualcosa di documentato che il tuo responsabile operativo potrà modificare in seguito. L'infrastruttura rispetta gli standard SOC 2 Type II, con dati cifrati a riposo e in transito.
Le domande che fanno i compratori
Un cliente può vedere i record di un altro cliente?
No. Le query del portale sono filtrate per ID cliente dell'utente autenticato prima che venga restituito qualsiasi dato, quindi non esiste una vista del prodotto in cui convivano i record di due clienti.
Fin dove arriva il log di audit e si può esportare?
Le voci restano per tutta la vita dello spazio di lavoro e si possono filtrare per utente, documento o intervallo di date ed esportare per un audit o per un questionario di sicurezza di un cliente.
Che ne è dei file che un cliente ha già scaricato?
Una copia scaricata è fuori dal controllo di qualsiasi portale, incluso il nostro. Quello che il portale controlla è l'accesso futuro: revocare un utente ferma nuove visualizzazioni, nuovi download e i link di condivisione ancora attivi, e l'intera sequenza viene registrata.
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Porta la tua lista clienti, i tuoi tipi di documento e i ruoli che ti servono. Costruiamo il modello di permessi insieme a te e chiudi la call sapendo esattamente chi può vedere cosa.