Mandantenportal für Steuerberater
Ein Mandantenportal für Steuerberater gibt jedem Mandanten einen sicheren Ort, an dem er sieht, was noch fehlt — und es direkt hochlädt. Sie veröffentlichen pro Auftrag eine Anforderungsliste, Mandanten laden Belege hoch statt sie per E-Mail zu schicken, und Ihr Team sieht den Eingangsstand, ohne das gemeinsame Postfach zu öffnen.
Diesen Prompt kopieren und Ihr Mandantenportal bauen
Fügen Sie ihn in AgentUI ein und es entsteht das Portal, das diese Seite beschreibt: eine Mandantentabelle, Aufträge mit Art und Zeitraum, pro Auftrag eine Anforderungsliste mit Fristen und offenen Positionen, hochgeladene Belege mit Vermerk, wer sie geschickt hat, Übernahme aus dem Vorjahr, Rollen vom Junior-Bearbeiter bis zum unterzeichnenden Partner und ein Zugriffsprotokoll pro Mandantenakte. Passen Sie ihn vorher an — tauschen Sie Auftragsarten und Listenpositionen gegen die Ihrer Kanzlei. Weitere Varianten finden Sie im Prompt-Hub für Mandantenportale. Der Prompt bleibt auf Englisch, weil der Builder ihn so liest.
Build a client portal for my accounting practice.
Create a shared database with four tables: clients (business name, entity type, engagement partner, assigned preparer, primary client contact, contact email), engagements (linked to a client, engagement type, period, due date, engagement status of Awaiting client / In review / Signed off, signed off by, signed off at), document requests (linked to an engagement, document name, period, requested date, due date, status of Outstanding / Received / Overdue, carried over from prior year yes or no) and source documents (linked to a document request, file attachment, uploaded by, uploaded at).
Give each client a login. A client only ever sees their own engagements, their own request list and their own source documents — never another client's file, and never our internal review notes. Give staff three roles: a junior preparer who only sees the clients assigned to them, a senior reviewer who sees their review queue, and a partner who sees the whole client book and can sign off.
Build a client view of what is still outstanding and when it is due, a preparer view of my assigned engagements, and a partner view of every engagement by status with overdue requests first. Keep an access log on each client file recording who opened, uploaded, downloaded or changed a status, and when.So läuft das Mandantenportal, von der Anforderungsliste bis zur Freigabe
Sie beginnen bei Ihrem Mandantenstamm. Für jeden Auftrag — eine Steuererklärung, ein Monatsabschluss, eine Jahresendprüfung — veröffentlichen Sie eine Anforderungsliste: Kontoauszüge, Lohnjournale, Anlagenzugänge, Vorjahreswerte. Der Mandant sieht nur seine eigene Liste. Jeder Upload hakt eine Position ab, der Zähler geht von 4/11 auf 11/11, und der Auftrag wechselt von Awaiting client zu In review. Ist der Bearbeiter fertig, gibt der Partner frei — und alle sehen es ohne Status-Meeting.
Gebaut für Steuerkanzleien mit 2 bis 30 Mitarbeitenden
Das ist für den Partner oder die Kanzleileitung, die in der Abgabephase Dutzende Aufträge mit gemeinsamem Postfach, einer Excel-Liste und einer Ordnerstruktur steuert, der niemand ganz traut. Wenn Ihr Statusbericht in der Hochsaison darin besteht, dass jemand seine gesendeten Mails durchsucht, um zu klären, ob ein Mandant die Lohndatei je geschickt hat, ersetzt das Mandantenportal genau das.
Sicherer Belegaustausch statt Steuerunterlagen im E-Mail-Anhang
Belege leben nicht mehr im E-Mail-Postfach. Mandanten laden sie in ihr eigenes Portal, und jede Datei trägt den Vermerk, wer sie hochgeladen hat, welcher Ansprechpartner sie geschickt hat und wann. Vorjahresunterlagen liegen in derselben gemeinsamen Datenbank wie die aktuellen, sodass niemand den Abschreibungsplan des Vorjahres erneut beim Mandanten anfordert. Nichts Wichtiges ist ein weitergeleiteter Anhang auf dem Laptop einer einzelnen Person.
Zugriff je Mandant und je Mitarbeiter: Der Junior sieht nur seine zugewiesenen Mandanten
Die Rollenrechte bilden ab, wie eine Kanzlei Aufträge tatsächlich besetzt. Der Junior-Bearbeiter sieht nur die ihm zugewiesenen Mandanten. Der Senior sieht seine Prüfliste. Der Partner sieht den gesamten Mandantenstamm und kann freigeben. Ändern Sie eine Zuweisung, ändern sich die Rechte mit — keine geteilten Logins, kein Umstellen von Ordnerrechten zwischen Aufträgen.
Ein Protokoll, wer welche Mandantenakte wann geöffnet hat
Jede Mandantenakte führt ein Protokoll: wer sie geöffnet hat, wer welches Dokument heruntergeladen hat, wer einen Status geändert hat, mit exaktem Zeitstempel. Fragt ein Mandant, wer in der Kanzlei seine Erklärung gesehen hat, oder verlässt jemand mitten in der Saison das Team, haben Sie eine belastbare Antwort statt einer Vermutung.
Was nach dem Start passiert: Wir laden Ihren Mandantenstamm gemeinsam mit Ihnen
AgentUI ist KI plus echte Menschen. Beschreiben Sie Ihre Auftragsarten, Ihre Anforderungslisten und Ihre Rollen in normaler Sprache, und aus diesem Prompt entsteht das erste lauffähige Portal. Danach setzt sich unser Team mit Ihnen hin, lädt Ihren Mandantenstamm, verbindet ihn über SQL- und Datenintegrationen mit den Daten, die Sie ohnehin führen, und passt alles vor der Hochsaison an. Am Ende gehört Ihnen ein Tool, das Ihre Kanzlei selbst ändern kann — kein wackeliger Aufbau, der nur im Kopf einer Person existiert. Free kostet $0/Monat, Team-Pläne starten bei $99.99/Monat für 10 Mitglieder.
Fragen, die Steuerkanzleien stellen
Brauchen Mandanten eine Schulung, um Unterlagen hochzuladen?
Der Mandant sieht eine Seite: die Liste dessen, was Sie angefordert haben, und neben jeder Zeile einen Upload-Button. Keine Ordnerstruktur zum Lernen und keine Software zum Installieren.
Können wir für verschiedene Auftragsarten unterschiedliche Anforderungslisten nutzen?
Ja. Ein Monatsabschluss und eine Jahreserklärung haben jeweils ihre eigene Liste, und Sie können die Liste eines einzelnen Mandanten anpassen, ohne die anderen zu berühren.
Was passiert mit den Vorjahresunterlagen?
Sie bleiben in derselben gemeinsamen Datenbank, verknüpft mit dem Mandanten und dem Zeitraum, zu dem sie gehören. Vorjahresdateien sind direkt neben dem aktuellen Auftrag durchsuchbar statt separat archiviert.
Können wir das Portal selbst ändern, wenn es einmal läuft?
Ja — Sie beschreiben die Änderung und das Portal aktualisiert sich, wobei jede Bearbeitung im Protokoll festgehalten wird. Wenn Sie lieber nicht selbst ändern, macht es unser Team mit Ihnen.
Weitere Seiten zu Mandanten- und Kundenportalen
Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Protokolle für Kundendaten.
Ein Portal für ein kleines Team mit vielen Kunden.
Alles einsammeln, was ein neuer Kunde am ersten Tag schuldet.
Das Portal bauen, das Ihr Ablauf braucht — aus einem Prompt.
Prompts zum Kopieren, inklusive Variante für Steuerkanzleien.
Gehen Sie in die nächste Abgabesaison, ohne Unterlagen hinterherzulaufen
Zeigen Sie uns, wie Ihre Kanzlei heute einen Auftrag abwickelt. Wir bauen die erste Version Ihres Mandantenportals gemeinsam mit Ihnen.