会計事務所向けの顧客ポータル
会計事務所向けの顧客ポータルは、担当するすべての顧問先に「まだ提出していない資料」を確認し、その場でアップロードできる安全な場所を用意します。案件ごとに必要書類リストを公開すれば、顧問先はメール添付ではなくポータルに原始資料をアップロードし、事務所側は共有メールボックスを開かずに受領件数の推移を追えます。
このプロンプトをコピーして顧客ポータルを構築する
これをAgentUIに貼り付けると、このページで説明しているポータルが構築されます。顧問先テーブル、種類と対象期間を持つ案件、期限と未提出項目を含む案件ごとの必要書類リスト、誰が送ったかが記録される原始資料のアップロード、前年からの繰り越し、担当者から署名する代表社員までの役割、そして顧問先ファイルごとのアクセス履歴です。貼り付ける前に編集してください。案件の種類や必要書類の項目は、実際に事務所で扱っているものに差し替えます。ほかのパターンは、顧客ポータル用プロンプト集をご覧ください。プロンプトは英語のままです。ビルダーが読むのが英語だからです。
Build a client portal for my accounting practice.
Create a shared database with four tables: clients (business name, entity type, engagement partner, assigned preparer, primary client contact, contact email), engagements (linked to a client, engagement type, period, due date, engagement status of Awaiting client / In review / Signed off, signed off by, signed off at), document requests (linked to an engagement, document name, period, requested date, due date, status of Outstanding / Received / Overdue, carried over from prior year yes or no) and source documents (linked to a document request, file attachment, uploaded by, uploaded at).
Give each client a login. A client only ever sees their own engagements, their own request list and their own source documents — never another client's file, and never our internal review notes. Give staff three roles: a junior preparer who only sees the clients assigned to them, a senior reviewer who sees their review queue, and a partner who sees the whole client book and can sign off.
Build a client view of what is still outstanding and when it is due, a preparer view of my assigned engagements, and a partner view of every engagement by status with overdue requests first. Keep an access log on each client file recording who opened, uploaded, downloaded or changed a status, and when.必要書類リストから承認まで、顧客ポータルの流れ
出発点は顧問先リストです。申告、月次決算、年度末レビューといった案件ごとに、必要書類リストを公開します。預金通帳の記録、給与集計、固定資産の取得、前年からの繰越などです。顧問先は自分のリストだけを見ます。アップロードのたびに項目が消し込まれ、件数は4/11から11/11へ進み、案件はAwaiting clientからIn reviewに切り替わります。担当者が作業を終えたら代表社員が承認し、進捗会議をしなくても全員が状況を把握できます。
2〜30名規模の会計事務所・記帳代行向け
想定しているのは、繁忙期に数十件の案件を共有メールボックスと表計算の管理表、誰も完全には信用していないフォルダ階層で回している代表社員や事務所マネージャーです。進捗確認が「送信済みメールをさかのぼって、顧問先が給与データを送ったかどうか確かめる作業」になっているなら、顧客ポータルがその作業をまるごと置き換えます。
税務書類をメール添付で送るのをやめ、安全なやり取りに
原始資料がメールの中に埋もれることはなくなります。顧問先が自分のポータルにアップロードし、どのファイルにも「誰がアップロードしたか」「顧問先のどの担当者が送ったか」「いつか」が記録されます。前年の書類も今年の書類と同じ共有データベースにあるため、レビュー担当が前年の減価償却明細を必要としても、顧問先に再依頼することはありません。重要な資料が、誰か一人のノートPCにある転送メールの添付ファイルになることもなくなります。
顧問先ごと・担当者ごとの権限。担当者は自分の顧問先しか見えません
役割ベースの権限は、事務所が実際に案件へ人を割り当てるやり方に合わせています。担当者は割り当てられた顧問先だけ、レビュー担当は自分のレビュー待ち案件、代表社員は顧問先全体を見て承認できます。担当を変えれば権限も一緒に変わります。共有アカウントも、案件ごとにフォルダ権限を組み直す作業も不要です。
誰がどの顧問先ファイルをいつ開いたかの監査ログ
顧問先ファイルにはそれぞれログが残ります。誰が開いたか、誰がどの書類をダウンロードしたか、誰がステータスを変えたか、そして正確な時刻です。顧問先から「事務所の誰が自分の申告書を見たのか」と聞かれたときも、繁忙期の途中でスタッフが退職したときも、推測ではなく事実で答えられます。
はじめたあと：顧問先リストの登録を一緒に行います
AgentUIはAIと人の両方でできています。案件の種類、必要書類リスト、担当者の役割を普通の言葉で説明すれば、そのプロンプトから最初の動くポータルが生成されます。そのあとは当社チームが同席し、顧問先リストの登録、SQLやデータ連携による既存データとの接続、繁忙期前の調整まで一緒に行います。最後に残るのは、事務所自身で変更できるツールです。誰か一人の頭の中にしかない、壊れやすい仕組みではありません。Freeプランは$0/月、Teamプランは10名で$99.99/月からです。
会計事務所からよくある質問
顧問先が書類をアップロードするのに研修は必要ですか。
顧問先が見るのは1画面だけです。依頼した書類の一覧と、各行の横にあるアップロードボタンです。覚えるフォルダ構成も、インストールするソフトもありません。
案件の種類ごとに違う必要書類リストを使えますか。
使えます。月次の記帳と年度の申告はそれぞれ別のリストを持ち、ほかに影響を与えずに特定の顧問先のリストだけを調整できます。
前年の書類はどうなりますか。
同じ共有データベースに残り、顧問先と対象期間に紐づいたままです。前年のファイルは別の場所に保管されるのではなく、当期の案件の隣で検索できます。
稼働後にポータルを自分たちで変更できますか。
できます。変更内容を言葉で伝えればポータルが更新され、編集はすべて監査ログに記録されます。ご自身で行いたくない場合は、当社チームが一緒に変更します。