Um portal de onboarding de clientes para os primeiros 30 dias
Um portal de onboarding de clientes transforma os primeiros 30 dias em um único link: o cliente novo preenche um formulário de entrada estruturado, envia os documentos que você realmente precisa e acompanha o próprio progresso. Você para de remontar a mesma corrente de e-mails a cada conta — e enxerga, sem perguntar a ninguém, qual cliente travou e em quê.
Blocked: Riverton Dental Group — waiting on signed W-9 since Aug 8
Copie este prompt para construir o portal de onboarding
Cole no AgentUI e você recebe os primeiros 30 dias como um portal funcionando: um formulário de entrada com campos reais, uma lista de documentos por cliente com os estados solicitado, recebido e vencido, as cinco etapas com a data de entrada em cada uma, uma visão interna de onde cada cliente travou e uma visão do cliente mostrando só o que ele ainda deve. Edite os nomes dos campos, a lista de documentos e as etapas antes de colar — e se quiser mais variantes para começar, veja os prompts para portal do cliente.
O prompt fica em inglês: é o que o construtor lê.
Build a client onboarding portal for the first 30 days with a new client.
Create a shared database with four tables. Clients: legal entity name, primary contact, contact email, locations, signed date, target go-live date, onboarding manager, current stage, stage entered at. Intake answers: linked to a client, question, answer, answered at. Document requests: linked to a client, document name (signed service agreement, W-9, certificate of insurance, ACH bank details, prior-year P&L), requested date, due date, status of Requested / Received / Overdue, uploaded file. Stage history: linked to a client, stage of Intake / Documents / Review / Kickoff / Live, entered at, moved by.
Give each new client their own login. A client must only ever see their own intake answers and document requests — never another client's records, and never internal fields like the onboarding manager's notes. Give my team a staff role that can edit everything and an admin role that can also invite clients.
Build the intake form clients fill in on day one, an internal view listing every client in onboarding with their current stage and days sitting in it so blocked accounts stand out, and a client view showing only what that client still owes us, with an upload button.
Record every status change in an audit log with who made it and when.Envie um formulário de entrada no primeiro dia em vez de abrir uma corrente de e-mails
O portal de entrada faz a todo cliente novo as mesmas perguntas na mesma ordem: razão social, contato de faturamento, sistemas, escopo e quem aprova. As respostas caem em um único banco de dados compartilhado em vez de onze e-mails, então nada depende de alguém lembrar de encaminhar a mensagem.
Uma lista de documentos que mostra o que chegou e o que está vencido
Cada documento que você precisa de um cliente novo é uma linha: solicitado, recebido ou vencido, com a data. Cobrar deixa de ser exercício de memória. Quando o cliente envia um arquivo, o status muda do seu lado na hora: sem baixar de novo, sem subir de novo, sem copiar e colar em pasta.
Signed service agreement
Aug 6, 2026
W-9 tax form
Due Aug 8
Certificate of insurance
Aug 7, 2026
Bank details (ACH form)
Sent Aug 11
Brand assets & logo files
Aug 9, 2026
Prior-year P&L statement
Sent Aug 11
Veja onde cada cliente novo travou, sem perguntar a ninguém
Cada conta avança pelas suas etapas reais — entrada, documentos, revisão, kickoff, ativo — e o portal conta os dias parados em cada uma. Tudo que passa do seu limite fica marcado. Assim, «como está a conta Riverton?» vira uma tela em vez de uma reunião.
Documents stage exceeds the 4-day threshold — 4 clients waiting
Seu cliente vê o próprio progresso, e você para de cobrar
O lado do cliente mostra uma coisa com clareza: o que ainda falta da parte dele. Os pendentes, uma barra de progresso e um botão de envio. Boa parte da cobrança que você faz hoje é dizer ao cliente algo que ele mesmo poderia ter lido.
Upload W-9 tax form
Overdue by 3 days
Confirm ACH bank details
Requested Aug 11
Upload prior-year P&L
Requested Aug 11
Completed: service agreement · certificate of insurance · brand assets
Feito para quem é dono do onboarding de clientes novos
Se hoje o onboarding de um cliente novo vive na sua caixa de entrada, numa planilha compartilhada e numa pasta do Drive, isto é para você. Um único banco de dados compartilhado é a fonte da verdade, o acesso por papéis define quem vê qual cliente e os logs de auditoria registram quem mudou o quê e quando — para que nenhuma conta dependa de uma só pessoa.
- Um único banco de dados compartilhado — sem dados de cliente presos num e-mail
- Acesso por papéis por cliente, equipe e unidade
- Logs de auditoria: quem mudou o quê e quando
- Conecta por SQL aos sistemas que você já usa
Modelamos com você as suas etapas de entrada reais
Descreva como a sua empresa recebe um cliente e o AgentUI constrói o portal a partir dessa descrição: suas etapas, sua lista de documentos, seus campos. Depois uma pessoa percorre tudo com você num onboarding acompanhado, para a ferramenta caber no processo que você realmente segue, e não o contrário. Comece no plano Free, ou Solo por $25/mês; os planos Team a partir de $99.99/mês para 10 membros.
Perguntas antes de começar
Os clientes conseguem usar o portal sem ter conta nos nossos sistemas?
Sim. O acesso do cliente é separado do acesso interno. As permissões por papel definem exatamente quais registros e documentos cada cliente enxerga, e ele nunca vê os dados de outro.
Nossa entrada é diferente para cada linha de serviço. O portal aguenta isso?
Sim. Etapas, documentos exigidos e campos do formulário são definidos por você, e dá para ter um conjunto diferente por linha de serviço. Nada fica preso a um modelo.
O que acontece com os dados do onboarding depois que o cliente entra em operação?
Ficam no mesmo banco de dados compartilhado, então as respostas e os documentos da primeira semana continuam sendo a fonte da verdade no mês doze, com o histórico completo de cada mudança.
Em quanto tempo conseguimos receber um cliente real por ele?
Você descreve o processo e recebe na hora um portal funcionando para reagir. O onboarding acompanhado existe para moldá-lo às suas etapas reais em vez de deixar você configurando sozinho.
Receba o próximo cliente por um portal, não pela caixa de entrada
Conte como são hoje os seus primeiros 30 dias. A gente constrói o portal de onboarding em volta disso.