Αυτοματοποιήστε φόρμες Excel με AI και σταματήστε να τις ξαναπληκτρολογείτε
Αυτοματοποιήστε φόρμες Excel με AI: ανεβάστε το αίτημα αγοράς, την αναφορά εξόδων ή τη λίστα ελέγχου που η ομάδα σας στέλνει σήμερα με email, ακόμη και ένα βιβλίο εργασίας με μακροεντολές, και το AgentUI το μετατρέπει σε διαδικτυακή φόρμα που ο καθένας συμπληρώνει από το κινητό. Κάθε απάντηση καταχωρείται ως γραμμή σε μια κοινή βάση δεδομένων ή απευθείας στο αρχείο Excel σας στο OneDrive, ώστε κανείς να μη χρειάζεται πια να την αντιγράφει από συνημμένο.
Ξεκινήστε δωρεάν, χωρίς πιστωτική κάρτα. Το αρχείο Excel παραμένει δικό σας.
Πώς να αυτοματοποιήσετε μια φόρμα Excel με AI
Ανεβάστε το βιβλίο εργασίας
Ανεβάστε το .xlsx, το .csv ή το αρχείο με μακροεντολές (.xlsm, .xlsb) που ήδη συμπληρώνει η ομάδα σας. Η AI διαβάζει τα πεδία και φτιάχνει από αυτά τη φόρμα.
Πείτε ποιοι είναι οι κανόνες
«Το κέντρο κόστους είναι υποχρεωτικό.» «Ό,τι ξεπερνά τα $500 πηγαίνει στον υπεύθυνο οικονομικών.» Περιγράψτε το με μία πρόταση και η φόρμα το ελέγχει πριν υποβάλει κανείς.
Μοιραστείτε έναν σύνδεσμο
Οι άνθρωποι τη συμπληρώνουν από κινητό ή laptop. Κάθε υποβολή αποθηκεύεται μαζί με το ποιος την έστειλε και πότε, έτοιμη για το επόμενο βήμα.
Φόρμες Excel που λειτουργούν καλύτερα ως διαδικτυακές φόρμες
Αν μια φόρμα στέλνεται με email, συμπληρώνεται και επιστρέφεται, είναι καλή υποψήφια. Μερικά παραδείγματα:
- Αιτήματα αγοράςμε βήμα έγκρισης για ποσά πάνω από ένα όριο που ορίζετε εσείς
- Αναφορές εξόδωνμε τη φωτογραφία της απόδειξης στην ίδια εγγραφή
- Λίστες ελέγχου επιθεώρησηςσυμπληρωμένες επί τόπου από το κινητό, μία ανά τοποθεσία
- Φόρμες παραγγελιών και καταχώρισηςπου καταλήγουν σε μία λίστα αντί για είκοσι θυρίδες email
Κρατήστε το βιβλίο εργασίας Excel που ήδη χρησιμοποιεί το λογιστήριο
Δεν χρειάζεται να εγκαταλείψετε το υπολογιστικό φύλλο. Με την ενσωμάτωση Microsoft, κάθε υποβολή μπορεί να προστεθεί ως νέα γραμμή στο βιβλίο εργασίας σας στο OneDrive ή να ενημερώσει μια γραμμή που ήδη υπάρχει. Το λογιστήριο κρατά το αρχείο και τους τύπους του, και κανείς δεν πληκτρολογεί τις απαντήσεις με το χέρι.
Η σύνδεση με το OneDrive περιλαμβάνεται σε κάθε επί πληρωμή πρόγραμμα, από $9/μήνα.
Φόρμα Excel ή Microsoft Forms ή AgentUI
| Φόρμα Excel μέσω email | Microsoft Forms | AgentUI | |
|---|---|---|---|
| Πού καταλήγουν οι απαντήσεις | Σε συνημμένα, μέχρι να τις ξαναπληκτρολογήσει κάποιος | Σε λίστα απαντήσεων που μπορεί να συγχρονίζεται με βιβλίο εργασίας Excel | Σε κοινή βάση δεδομένων ή ως γραμμές στο Excel σας στο OneDrive |
| Τι γίνεται μετά | Κάποιος προωθεί το αρχείο | Οι εγκρίσεις και τα επόμενα email συνήθως χρειάζονται Power Automate | Εγκρίσεις, email και αλλαγές κατάστασης μέσα στην ίδια εφαρμογή |
| Ποιος βλέπει τις απαντήσεις | Όποιος έχει το αρχείο | Οι κάτοχοι της φόρμας και όσοι μοιράζονται μαζί τους τα αποτελέσματα | Κανόνες ανά ρόλο και ανά γραμμή |
| Τιμή για να ξεκινήσετε | Περιλαμβάνεται στο Microsoft 365 | Περιλαμβάνεται στο Microsoft 365 | Δωρεάν δοκιμή 14 ημερών, μετά από $9/μήνα |
Τι γίνεται αφού κάποιος υποβάλει τη φόρμα
- Δρομολόγηση: το αίτημα πηγαίνει στον σωστό εγκρίνοντα, που το εγκρίνει ή το απορρίπτει μέσα από την εφαρμογή.
- Ενημέρωση: αποστολή email μέσω Outlook ή Gmail όταν κάτι εγκρίνεται, απορρίπτεται ή καθυστερεί.
- Αρχείο: κάθε αλλαγή καταγράφεται με το ποιος την έκανε και πότε, οπότε η ερώτηση «ποιος το ενέκρινε;» έχει απάντηση.
- Σύνολα: οι ίδιες υποβολές τροφοδοτούν ένα dashboard που ανανεώνεται μόνο του.
Τι γίνεται αφού ανεβάσετε την πρώτη σας φόρμα Excel
Ξεκινήστε από τη φόρμα που απαιτεί την περισσότερη επανάληψη πληκτρολόγησης. Μπορείτε να τη φτιάξετε μόνοι σας στη συνομιλία ή να κλείσετε μια κλήση, και ένας πραγματικός άνθρωπος από την ομάδα μας τη φτιάχνει μαζί σας. Αυτός ο άνθρωπος μένει στον λογαριασμό σας και μετά, ώστε η φόρμα να μην εξαρτάται από τον έναν συνάδελφο που έγραψε τις μακροεντολές.
Μάθετε περισσότερα
Ανεβάστε τη φόρμα Excel που ξαναπληκτρολογείτε πιο συχνά
Ξεκινήστε δωρεάν με ένα βιβλίο εργασίας. Αν προτιμάτε να μην το κάνετε μόνοι σας, κλείστε μια κλήση και θα το φτιάξουμε μαζί σας.
Ξεκινήστε δωρεάν, χωρίς πιστωτική κάρτα. Το αρχείο Excel παραμένει δικό σας.