Automatiza formularios de Excel con IA y deja de transcribirlos
Automatiza formularios de Excel con IA: sube la solicitud de compra, el reporte de gastos o la checklist que hoy tu equipo se pasa por correo, incluso un libro con macros, y AgentUI lo convierte en un formulario web que cualquiera puede llenar desde el celular. Cada respuesta llega como una fila en una base de datos compartida o directo a tu archivo de Excel en OneDrive, así nadie vuelve a copiarla de un adjunto.
Empieza gratis, sin tarjeta de crédito. Tu archivo de Excel sigue siendo tuyo.
Cómo automatizar un formulario de Excel con IA
Sube el libro de Excel
Arrastra el .xlsx, el .csv o el archivo con macros (.xlsm, .xlsb) que tu equipo ya llena. La IA lee los campos y arma el formulario a partir de ellos.
Di cuáles son las reglas
"El centro de costos es obligatorio." "Todo lo que pase de $500 va al líder de finanzas." Descríbelo en una frase y el formulario lo valida antes de que alguien pueda enviarlo.
Comparte un solo enlace
Las personas lo llenan desde el celular o la laptop. Cada envío se guarda con quién lo mandó y cuándo, listo para el siguiente paso.
Formularios de Excel que funcionan mejor como formularios web
Si un formulario se manda por correo, se llena y se devuelve, es buen candidato. Algunos que encajan:
- Solicitudes de compracon un paso de aprobación para montos por encima del límite que tú definas
- Reportes de gastoscon la foto del recibo adjunta al mismo registro
- Checklists de inspecciónllenadas en sitio desde el celular, una por sucursal
- Formularios de pedidos y de altaque llegan a una sola lista en vez de a veinte bandejas de entrada
Conserva el libro de Excel que ya usa finanzas
No tienes que dejar la hoja de cálculo. Con la integración de Microsoft, cada envío se puede agregar como una fila nueva en tu libro en OneDrive, o actualizar una fila que ya existe. Finanzas conserva su archivo y sus fórmulas, y nadie transcribe las respuestas a mano.
La conexión con OneDrive viene en todos los planes de pago, desde $9/mes.
Formulario de Excel vs. Microsoft Forms vs. AgentUI
| Formulario de Excel por correo | Microsoft Forms | AgentUI | |
|---|---|---|---|
| Dónde terminan las respuestas | En adjuntos, hasta que alguien las transcribe | En una lista de respuestas que se puede sincronizar con un libro de Excel | En una base de datos compartida, o como filas en tu Excel en OneDrive |
| Qué pasa después | Alguien reenvía el archivo | Las aprobaciones y los correos de seguimiento suelen necesitar Power Automate | Aprobaciones, correos y cambios de estado dentro de la misma app |
| Quién ve las respuestas | Cualquiera que tenga el archivo | Los dueños del formulario y las personas con quienes comparten los resultados | Reglas por rol y por fila |
| Precio para empezar | Incluido en Microsoft 365 | Incluido en Microsoft 365 | 14 días de prueba gratis, luego desde $9/mes |
Qué pasa después de que alguien envía el formulario
- Envíalo a quien corresponde: la solicitud llega al aprobador indicado, que la aprueba o rechaza desde la app.
- Avisa a las personas: manda un correo por Outlook o Gmail cuando algo se aprueba, se rechaza o se vence.
- Deja constancia: cada cambio queda registrado con quién lo hizo y cuándo, así "¿quién aprobó esto?" tiene respuesta.
- Muestra los totales: los mismos envíos alimentan un dashboard que se actualiza solo.
Qué pasa después de subir tu primer formulario de Excel
Empieza con el formulario que más transcripción genera. Puedes construirlo tú en el chat, o agendar una llamada y una persona real de nuestro equipo lo construye contigo. Esa persona se queda en tu cuenta después, para que el formulario no termine dependiendo del único colega que escribió las macros.
Para profundizar
Sube el formulario de Excel que más transcribes
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